Hỏi: Tôi kết xuất dự toán sang Excel, kết quả bảng THKP của ADTPro và sheet THKP bên Excel có sự chênh lệch. Xin cho biết nguyên nhân và cách khắc phục

Trả lời: Phần mềm ADTPro thiết kế chức năng “Xuất dữ liệu sang Excel”, ngoài việc phục vụ việc trao đổi dữ liệu, còn đóng vai trò như là người thẩm tra nội bộ (Internal verification). 

 

Từ dữ liệu (số liệu) đã nhập vào phần mềm ADTPro, khi kết xuất Excel, công ty chúng tôi đã thiết kế thành một module tính toán độc lập so với cách tính toán của phần mềm ADTPro. Cách tính toán này phù hợp với cách tổ chức dữ liệu trên các sheet của Excel và sử dụng các hàm có sẵn của Excel. Cho dù tính toán độc lập với phần mềm ADTPro, nhưng kết quả tính toán và trình bày phải hoàn toàn trùng khớp với trình bày và tính toán của ADTPro.

 

Chỉ khi nào kết quả kết xuất Excel hoàn toàn trùng khớp với kết quả tính toán của ADTPro thì khách hàng có thể yên tâm phát hành hồ sơ. Nếu phát hiện có sự chênh lệch kết quả tính toán của ADTPro và Excel có thể thực hiện theo các bước sau đây để kiểm tra.

 

Thứ nhất: Kiểm tra tiên lượng/khối lượng đã nhập liệu vào ADTPro.
Phần mềm ADTPro cung cấp chức năng Kiểm tra dữ liệu bảng tiên lượng bằng cách vào menu Tiện ích --> Dự toán --> Kiểm tra dữ liệu bảng tiên lượng, nếu phát hiện có sai sót, người sử dụng sẽ nhận được thông báo như sau: Đã phát hiện dữ liệu có sai sót khi nhập khối lượng. Nhấn Đồng ý, ADTPro sẽ hiển thị danh sách công tác cần kiểm tra khối lượng. Với mỗi công tác có phần khối lượng nghi ngờ có sai sót, ADTPro sẽ hiển thị cột khối lượng đã nhập và cột khối lượng đề nghị sửa, bên cạnh sẽ có nút Sửa. Nếu đồng ý với khối lượng mà ADTPro đề nghị sửa thì nhấn vào nút Sửa. Thực hiện tương tự cho các công tác còn lại có khối lượng bị sai.
 

Hình 1: Danh sách công tác có khối lượng nhập liệu sai sót

 

Sau khi thực hiện chỉnh sửa xong phần khối lượng sai sót, bật THKP của ADTPro để kiểm tra lại kết quả tính toán. Nếu kết quả tính toán đã khớp với kết quả xuất Excel thì coi như công việc phát hiện và tìm nguyên nhân chênh lệch giữa ADTPro và kết xuất Excel đã hoàn tất.

Thứ hai: Sau khi thực hiện chỉnh sửa xong số liệu ở bước thứ nhất hoặc vào menu Tiện ích --> Dự toán --> Kiểm tra dữ liệu bảng tiên lượng, ADTPro hiển thị thông báo: Không tìm thấy sai sót khi nhập khối lượng, có nghĩa là khối lượng không còn bị sai sót, cần phải kiểm tra chênh lệch chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí máy thi công ở bảng THKP. Cách thức tiến hành kiểm tra như sau: Bật THKP của ADTPro và mở sheet THKP của Excel để so sánh.

 

- Đầu tiên so sánh chi phí máy thi công của ADTPro và Excel, nếu trùng khớp thì bỏ qua, nếu không trùng khớp xem cách kiểm tra tương tự chi phí vật liệu.

- Tiếp theo nếu chi phí máy thi công trùng khớp thì kiểm tra chi phí nhân công của ADTPro và Excel nếu trùng khớp thì bỏ qua, nếu không trùng khớp xem cách kiểm tra tương tự chi phí vật liệu.

- Và cuối cùng là kiểm tra chi phí vật liệu giữa ADTPro và Excel. Nếu kết quả tính toán của ADTPro và Excel không trùng khớp thì tiến hành kiểm tra như sau:

 

TH1: Lập dự toán theo pp bù chênh lệch vật liệu và phân tích đơn giá xây dựng chi tiết.

Mở bảng Khối lượng dự toán của ADTPro và bảng khối lượng dự toán của Excel để kiểm tra. Một hạng mục công trình sẽ có nhiều phần và cuối mỗi phần, phần mềm ADTPro hoặc kết xuất Excel đều có cộng Sub Total phần. Thay vì phải kiểm tra hết toàn bộ nội dung công việc, chúng ta cần kiểm tra và đối chiếu Sub Total phần trước. Nếu Sub Total phần nào đã trùng khớp thì bỏ quả. Nếu có Sub Total phần nào không trùng khớp sẽ tiến hành kiểm tra thành tiền vật liệu từng công tác để tìm ra nguyên nhân chênh lệch.
 

Hình 2: Kiểm tra phát hiện kết quả cộng II.PHẦN THÂN có chênh lệch

 

Kiểm tra tương tự cho phần chi phí nhân công và chi phí máy thi công tức là nếu có chênh lệch sẽ kiểm tra Sub Total phần trước. Nếu Sub Total phần nào đã trùng khớp thì bỏ quả. Nếu có Sub Total phần nào không trùng khớp sẽ tiến hành kiểm tra thành tiền nhân công (máy thi công) từng công tác để tìm ra nguyên nhân chênh lệch.

TH2: Lập dự toán theo PP tổng hợp vật tư và áp giá trực tiếp.

Nếu lập dự toán theo PP này khi có chênh lệch chi phí vật liệu Att ở bảng THKP, chỉ có một cách duy nhất là kiểm tra thành tiền của từng loại vật liệu từ đầu đến cuối.

Lưu ý: Sau khi thực hiện việc kiểm tra dữ liệu, nếu vẫn không tìm ra nguyên nhân chênh lệch, Quý khách có thể gởi email dữ liệu tập tin hạng mục công trình (.dat) và tập tin excel vào hộp thư support@quyettoan.vn để bộ phận kỹ thuật của công ty chúng tôi hỗ trợ.